Sådan behandler NCP Danmark klager

Alle kan indgive en klage – uanset om det er en NGO med interesse i sagen, en fagforening, en kunde, en medarbejder, en bekymret enkeltperson, en politiker eller et lokalsamfund, der er berørt af en virksomheds aktiviteter.

Når NCP Danmark modtager klagen, vil indsenderen modtage en bekræftelse på modtagelsen af klagen samt information om, hvornår der kan forventes svar fra NCP Danmark.

Hvis klagen falder inden for NCP Danmarks mandat, vil NCP Danmark foretage en indledende vurdering af klagen baseret på følgende kriterier:

• Klagen opfylder de formelle krav
• Klagen falder inden for forældelsesfristen
• Klagen vedrører aktiviteter i Danmark eller en dansk virksomhed, myndighed eller organisation
• Klagen er væsentlig for OECD's Retningslinjer
• Der er en sammenhæng mellem virksomhedens, myndighedens eller organisationens aktiviteter og de rejste problemstillinger
• Klagen er dokumenteret
• Behandlingen af klagen kan fremme formålet og anvendelsen af OECD’s Retningslinjer
• Parallelle sagsforløb hindrer ikke NCP Danmarks bidrag til løsning af problemstillingerne 

Indsenderen kan benytte den skabelon, der er tilgængelig på NCP Danmarks hjemmeside, men det er ikke et krav.

NCP Danmark underretter respondenten om klagen.

På baggrund af den indledende vurdering beslutter NCP Danmark, om de problemstillinger, der rejses i klagen, berettiger en nærmere undersøgelse. Det er vigtigt at bemærke, at NCP Danmark i Trin 1 ikke tager stilling til, om OECD’s Retningslinjer er blevet efterlevet. 

Klagen opfylder de formelle krav

Klagen skal indgives skriftligt og indeholde følgende oplysninger:  

• Navn og kontaktoplysninger på den person, der indgiver klagen (indsenderen), samt dennes interesse i sagen. Hvis indsenderen indgiver klagen på vegne af andre, skal dette fremgå tydeligt.
• Identiteten på den virksomhed, myndighed eller organisation, som klagen vedrører (respondenten).
• En kort og klar beskrivelse af, hvilken adfærd, der klages over (problemstillingerne). 

Klagen kan afvises, hvis formålet med klagen er at chikanere virksomheden, myndigheden eller organisationen.

Indsenderen kan ikke være anonym ved indgivelse af en klage. NCP Danmark kan dog om nødvendigt anonymisere identiteten over for andre parter, hvis der er risiko for repressalier.

Klagen falder inden for forældelsesfristen

NCP-loven indeholder en forældelsesfrist, som fastslår, at NCP Danmark kun kan acceptere klager, der bliver indbragt senest fem år efter, at den pågældende handling eller undladelse er ophørt.

Det betyder, at hvis den pågældende virksomhed eller enhed standsede den adfærd, som klagen omhandler, eller håndterede problemstillingen for mere end fem år siden, kan NCP Danmark ikke behandle klagen.

Klagen vedrører aktiviteter i Danmark eller en dansk virksomhed, myndighed eller organisation

NCP Danmark behandler sager, der har fundet sted i Danmark eller vedrører danske private og offentlige virksomheder, danske myndigheder eller danske private eller offentlige organisationer, herunder deres forretningsforbindelser.

En forretningsforbindelse omfatter relationer med forretningspartnere, underleverandører, franchisetagere, virksomheder man har investeret i, kunder og joint venture-partnere samt enheder i leverandørkæden, der leverer produkter eller tjenester, som bidrager til virksomhedens egne aktiviteter, produkter eller tjenester, eller som modtager, har licens til, køber eller anvender produkter eller tjenester fra virksomheden, myndigheden eller organisationen. Det omfatter også enhver anden ikke-statslig eller statslig enhed, der er direkte knyttet til virksomhedens aktiviteter, produkter eller tjenester.

Klagen skal vedrøre påstået adfærd på dansk territorium eller vedrøre en virksomhed, myndighed eller organisation der er hjemmehørende i Danmark. Danske virksomheder er normalt registreret i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR).

For klager vedrørende virksomheder, myndigheder eller organisationer, der ikke er hjemmehørende i Danmark, vil NCP Danmark videresende klagen til OECD’s kontaktpunkt i det land, hvor adfærden fandt sted, eller hvor enheden er hjemmehørende.

I nogle særlige tilfælde vil de rejste problemstillinger finde sted i flere tilsluttede lande, vedrøre flere virksomheder eller omfatte en virksomhed med hovedkontor i ét land og datterselskaber i flere lande - både tilsluttede og ikke-tilsluttede. I sådanne tilfælde vil NCP Danmark koordinere med andre nationale kontaktpunkter for OECD’s Retningslinjer.

Klagen er væsentlig for OECD's Retningslinjer 

Klagen skal vedrøre et emne omfattet af OECD’s Retningslinjer (for eksempel menneskerettigheder, miljø, ansættelsesforhold, korruption mv.) og bør indeholde en beskrivelse af de problemstillinger, der relaterer sig til implementeringen af OECD’s Retningslinjer. Det er dog ikke et krav, at indsenderen henviser til det specifikke kapitel eller afsnit i OECD’s Retningslinjer.  

Der er en sammenhæng mellem virksomhedens, myndighedens eller organisationens aktiviteter og de rejste problemstillinger 

På baggrund af klagen vurderer NCP Danmark, om der synes at være en sammenhæng mellem virksomhedens, myndighedens eller organisationens aktiviteter og de problemstillinger, der er rejst i klagen. I nogle tilfælde kan sammenhængen være åbenlys, hvis de rejste problemstillinger ligger inden for selve virksomheden, og for eksempel vedrører produkter eller medarbejdere. I andre tilfælde kan sammenhængen være mindre åbenlys, hvis problemstillingerne for eksempel vedrører den pågældende enheds forretningsforbindelser. 

Manglende efterlevelse af OECD’s Retningslinjer kan ske direkte gennem en virksomheds, myndigheds eller organisations egne aktiviteter eller mere indirekte gennem leverandørkæder eller forretningsforbindelser.

Klagen er dokumenteret 

Indsenderen skal ved indgivelse af en klage vedlægge dokumentation.

NCP Danmark vurderer, om klagen er underbygget af tilstrækkelige og troværdige oplysninger. Dette kan omfatte en beskrivelse af problemstillingen sammen med f.eks. korrespondance mellem indsenderen og respondenten, undersøgelser, fotos, originale dokumenter eller videodokumentation.

NCP Danmark har ikke pligt til at oplyse sagen med anden information end den, der på dette tidspunkt modtages fra parterne, men kan bede om afklaringer. Hvis NCP Danmark vurderer, at klagen ikke er tilstrækkeligt dokumenteret, kan NCP Danmark eventuelt anmode om yderligere dokumentation. Sekretariatet kan tilbyde vejledning om, hvilken dokumentation der bør vedlægges.

Behandlingen af klagen kan fremme formålet og anvendelsen af OECD’s Retningslinjer

Denne del af vurderingen er bred og kan omfatte en lang række problemstillinger, der relaterer sig til formålet med OECD’s Retningslinjer. Vejledning fra OECD foreslår, at nationale kontaktpunker kan overveje, om en nærmere undersøgelse af de forhold, der er beskrevet i klagen, vil bidrage til at håndtere den pågældende virksomheds potentielle negative indvirkninger på mennesker, miljø og samfund. Derudover kan de nationale kontaktpunker vurdere, om en nærmere undersøgelse mere generelt vil styrke virksomheders bidrag til bæredygtig udvikling eller økonomisk, miljømæssig og social fremgang.

De nationale kontaktpunkter bør også overveje, om problemstillingerne kan løses effektivt gennem facilitering af dialog mellem parterne, drøftelse af problemstillingerne og Retningslinjernes forventninger, og/eller udarbejdelse af meningsfulde anbefalinger.

Parallelle sagsforløb hindrer ikke NCP Danmarks bidrag til løsning af problemstillingerne 

Parallelle sagsforløb refererer til situationer, hvor de samme eller lignende problemstillinger behandles af andre retlige eller udenretlige institutioner, enten nationalt eller internationalt. Dette er ikke i sig selv en hindring for, at NCP Danmark kan behandle sagen, men det kan medføre, at klagen kun delvist tages til behandling, at behandlingen indstilles, mens de parallelle sagsforløb pågår, eller at der bliver behov for koordinering med andre myndigheder.

Indsenderen bør informere NCP Danmark om eventuelle kendte parallelle sagsforløb. I sådanne tilfælde vil NCP Danmark vurdere, om deres mellemkomst kan yde et positivt bidrag til løsning af den rejste problemstilling, og at det ikke indebærer alvorlig skade for de involverede parter i parallelle sager eller skabe risiko for foragt for retten.

Vejledende tidsramme for den indledende vurdering 

Det er NCP Danmarks hensigt at færdiggøre den indledende vurdering inden for to til tre måneder, men dette afhænger af en konkret vurdering af den enkelte sag og behovet for koordinering med andre nationale kontaktpunker for OECD’s Retningslinjer eller myndigheder.

Når den indledende vurdering er gennemført, informerer NCP Danmark begge parter om, hvorvidt klagen er accepteret til videre behandling eller afvist samt giver oplysninger om de næste skridt i sagsbehandlingen.

Ingen offentlighed i Trin 1

I overensstemmelse med NCP-loven bliver resultatet af den indledende vurdering ikke offentliggjort på dette tidspunkt i sagsbehandlingen.

Hvis NCP Danmarks indledende vurdering finder, at klagen berettiger en videre behandling, vil NCP Danmark bede parterne (indsender og respondenten) om at forsøge at løse sagen selv.

Hvis parterne ikke ønsker at indgå i dialog uden NCP Danmarks inddragelse, eller hvis de ikke kan nå til enighed selv, vil sagen gå direkte videre til en forundersøgelse.

Vejledende tidsramme for at løse sagen på egen hånd 

NCP Danmark beder parterne om inden for to uger at oplyse, om de ønsker at forfølge denne løsning. Hvis begge parter accepterer at etablere en dialog, har de som udgangspunkt to måneder til selv at løse sagen uden NCP Danmarks involvering.

Ingen offentlighed i Trin 2

Hvis parterne løser sagen på egen hånd, afsluttes sagen uden en offentlig udtalelse fra NCP Danmark i overensstemmelse med NCP-loven.

Hvis parterne ikke kan nå frem til en løsning, bliver en udtalelse offentliggjort efter afslutningen af trin 3 – forundersøgelsen. Hvis sagen går videre til trin 3, er den omfattet af offentlighedsloven (Lov om offentlighed i forvaltningen), når sagen er afsluttet.

Hvis parterne ikke selv løser sagen eller ikke ønsker at gøre det, går sagen videre til en forundersøgelse. Formålet med forundersøgelsen er at fastslå, om NCP Danmark kan afvis den påståede manglende efterlevelse af OECD’s Retningslinjer.

For at kunne gøre dette beder NCP Danmark normalt begge parter om yderligere dokumentation for sagens faktiske forhold, typisk med en frist på fire uger.

På baggrund af forundersøgelsen beslutter NCP Danmark, om den vil behandle sagen yderligere og eventuelt tilbyde mægling mellem parterne. Parterne høres, før delafgørelsen træffes, og får to uger til at kommentere forundersøgelsen.

Vejledende tidsramme for forundersøgelsen

Det er NCP Danmarks hensigt at afslutte forundersøgelsen inden for tre til fire måneder, men dette afhænger af en konkret vurdering af den enkelte sag.

Begrænset offentlighed i Trin 3

Hvis sagen afvises, offentliggøres en kort beskrivelse af klagen og NCP Danmarks begrundelse for at afvise klagen. Beskrivelsen offentliggøres på NCP Danmarks hjemmeside og LinkedIn-konto uden at nævne parternes identitet, i overensstemmelse med NCP-loven.

Hvis NCP Danmark ikke kan udelukke den påståede manglende efterlevelse af OECD’s Retningslinjer, offentliggøres en kort beskrivelse, inklusive parternes identitet, sammen med grundlæggende oplysninger om sagen og den påståede manglende efterlevelse af OECD’s Retningslinjer samt oplysninger om, hvorvidt der vil blive indledt mægling eller en undersøgelse.

Hvis sagen ikke kan afvises efter en forundersøgelse, vil NCP Danmark - som udgangspunkt - tilbyde parterne mægling. Hvis NCP Danmark vurderer, at en eller flere af parterne ikke er villige til at engagere sig eller deltage i god tro, vil NCP'et ikke tilbyde mægling men i stedet igangsætte en undersøgelse (se trin 5).

Hvis NCP Danmark har tilbudt mægling, har parterne to uger til at beslutte, om de vil acceptere tilbuddet. Hvis parterne ikke accepterer, går sagen videre til en undersøgelse.

Hvad er mægling i NCP Danmark?

Mægling er en måde, hvorpå NCP Danmark kan tilbyde sin mellemkomst til parterne. Mægling kan ses som “faciliterede forhandlinger”, hvor en tredjepart – i dette tilfælde NCP Danmark – hjælper parterne med at nå frem til en løsning på en uenighed, der er tilfredsstillende for begge. Det er en frivillig og udenretlig procedure, som forudsætter, at begge parter deltager i god tro med henblik på at søge konstruktive og gensidigt aftalte løsninger, der er forenelige med OECD’s Retningslinjer.

Til forskel fra en undersøgelse er mægling mere fleksibel og generelt mindre tidskrævende, og den giver samtidig parterne større kontrol over det mulige udfald.

Formanden for NCP Danmark er ansvarlig for mæglingen og kan fungere som mægler. Formanden kan også uddelegere opgaven til andre medlemmer af NCP’et, eller NCP Danmark kan vælge at udpege en ekstern mægler i samråd med parterne. I sager med ekstern mægling vil Sekretariatet formalisere dette gennem en kontrakt med mæglerne. Hvis NCP Danmark udpeger en ekstern mediator, vil NCP’et forhandle og betale mæglerens honorar. NCP Danmark kan også dække udgifter som f.eks. forhåndsgodkendte rejseomkostninger.

Mæglerens rolle er at facilitere drøftelserne og vejlede parterne til at fremstille mulige løsninger. Hvis et NCP-medlem fungerer som mægler, og parterne ikke når til en aftale, vil det pågældende medlem ikke deltage i den videre behandling af sagen, medmindre begge parter udtrykkeligt accepterer dette.

Mægling finder normalt sted hos Erhvervsstyrelsen i København, da den huser Sekretariatet. Andre lokationer kan overvejes. Hvis fysisk mægling ikke er mulig for alle parter, f.eks. af frygt for repressalier, kan mæglingen gennemføres i et virtuelt, hybridt eller skriftligt format.

Mæglingsprocessen

Mæglingsprocessen består typisk af to faser: præ-mægling og mægling. I den første fase vælges en mægler, og den udpegede mægler drøfter rammerne for mæglingen med parterne, enten separat eller samlet. Drøftelsen kan omfatte omfanget af problemstillinger, forventninger, interesser, format mv., og bør resultere i en underskrevet mæglingsplan eller -kontrakt. Denne plan udgør ikke en aftale om selve klagen, men fungerer som et referencegrundlag for mæglingsprocessen.

Derefter kan selve mæglingen begynde. Mægleren indkalder til et eller flere møder for at forstå sagens problemstillinger, skabe fælles forståelse og facilitere forhandling af en aftale. Efter hvert møde vurderer mægleren og parterne, i samråd med NCP Danmark, om mæglingen er udbytterig og bør fortsætte.

Resultater af mægling

Resultaterne af mægling varierer og kan omfatte alle problemstillinger i en klage eller udvalgte problemstillinger, hvor parterne kan nå til enighed. Aftalen kan vedrøre en virksomheds fremtidige adfærd, såsom politikker og procedurer, og/eller tidligere adfærd, såsom anerkendelse af skyld, afhjælpning og kompensation for skade. Aftalen indgås af parterne, og det eneste krav fra NCP er, at aftalen er forenelig med OECD’s Retningslinjer.  

Vejledende tidsramme for mæglingen 

En detaljeret tidsplan for mæglingsprocessen udarbejdes i samarbejde med parterne. Det er NCP Danmarks mål, at mæglingsprocessen afsluttes inden for seks måneder; dette afhænger dog af en konkret vurdering af den enkelte sag.

Begrænset offentlighed i Trin 4

Hvis parterne når frem til en aftale, offentliggør NCP Danmark en udtalelse med en kort beskrivelse af mæglingsaftalen, samt hvordan mæglingsresultaterne er forenelige med OECD’s Retningslinjer.

Inden udtalelsen offentliggøres, modtager parterne et udkast til udtalelsen og får to uger til at indsende kommentarer. NCP Danmark tager kommentarerne i betragtning, og udtalelsen offentliggøres på NCP Danmarks hjemmeside og LinkedIn-profil.

En undersøgelse iværksættes, hvis NCP Danmark vurderer, at klagen ikke er egnet til mægling, eller hvis mægling er blevet tilbudt, men ikke accepteret eller ikke førte til en løsning.

Formålet med undersøgelsen er at fastslå, om OECD’s Retningslinjer er blevet efterlevet, samt eventuelt at give anbefalinger vedrørende tiltag, som respondenten bør iværksætte for at efterleve Retningslinjerne.

For at gøre dette kan NCP Danmark anmode parterne om yderligere oplysninger og dokumentation, som regel med en frist på fire uger. NCP Danmark kan også indhente supplerende information og få rådgivning fra eksterne parter samt gennemføre interviews og feltbesøg. 

Undersøgelsen afsluttes med en endelig udtalelse. Den endelige udtalelse indeholder en beskrivelse af klagen, parternes standpunkter og en tidslinje for sagens forløb. Den endelige udtalelse beskriver også NCP Danmarks vurderinger vedrørende efterlevelse af OECD’s Retningslinjer. Den kan desuden indeholde anbefalinger med tiltag, som respondenten bør iværksætte for at efterleve Retningslinjerne.

Vejledende tidsramme for undersøgelsen 

Det er NCP Danmarks mål, at undersøgelsen afsluttes inden for seks måneder, men dette afhænger af en konkret vurdering af den enkelte sag.

Fuld offentlighed i Trin 5

Inden den endelige udtalelse offentliggøres, modtager parterne et udkast til udtalelsen og får to uger til at indsende kommentarer. NCP Danmark tager kommentarerne i betragtning og færdiggør udtalelsen, inden den offentliggøres på hjemmesiden.

NCP Danmarks udtalelser forbliver på hjemmesiden i maksimalt fem år fra den dato, hvor den endelige udtalelse i sagen offentliggøres.

NCP Danmark følger op på implementeringen af en mæglingsaftale eller de anbefalinger, der er givet i en endelig udtalelse, ét år efter sagens afslutning.

NCP Danmark kontakter respondenten for at undersøge, om aftalerne eller anbefalingerne er blevet implementeret. De relevante parter får som regel fire uger til at svare på NCP Danmarks spørgsmål. NCP Danmark kan også tilbyde et opfølgningsmøde. Hvis respondenten ikke har fulgt NCP Danmarks anbefalinger, foretager NCP Danmark årlige opfølgninger i op til fem år efter offentliggørelsen af den endelige udtalelse.

NCP Danmark offentliggør en opfølgningsudtalelse om implementeringen. Når udkastet til opfølgningsudtalelsen er udarbejdet, får begge parter to uger til at komme med eventuelle kommentarer, før opfølgningsudtalelsen færdiggøres og offentliggøres.

Vejledende tidsramme for opfølgningen 

Det er NCP Danmarks mål, at opfølgningsprocessen afsluttes inden for tre måneder, men dette afhænger af en konkret vurdering af den enkelte sag.

Fuld offentlighed i Trin 6

Hvis respondenten har fulgt NCP Danmarks anbefalinger, erstatter opfølgningsudtalelsen den oprindelige udtalelse, og den oprindelige udtalelse bliver fjernet fra hjemmesiden.

Hvis respondenten ikke har fulgt NCP Danmarks anbefalinger, forbliver den oprindelige på hjemmesiden i yderligere et år sammen med opfølgningsudtalelsen, hvor NCP Danmark forklarer, hvorfor det vurderes, at anbefalingerne ikke er implementeret. 

NCP Danmarks udtalelser forbliver på hjemmesiden i maksimalt fem år fra den dato, hvor den endelige udtalelse i sagen offentliggøres.

I OECD-terminologi betegnes klager eller sager, der behandles af et nationale kontaktpunkt, som “konkrete sager”. 

Det er gratis at indgive en klage til NCP Danmark.

I tilfælde hvor en part anmoder om støtte til at varetage sine interesser, kan NCP Danmark udpege og betale for en repræsentant eller bisidder.

Hvis sagen ikke kan afvises efter en forundersøgelse, vil NCP Danmark - som udgangspunkt - tilbyde parterne mægling (se Trin 4). 

NCP Danmark kan vurdere, at mægling er uegnet i sager om alvorlige krænkelser, eller hvis det forekommer usandsynligt, at parterne vil deltage i god tro og nå frem til en aftale, der er forenelige med OECD’s Retningslinjer. I sådanne tilfælde vil parterne ikke blive tilbudt mægling, og NCP Danmark vil i stedet iværksætte en undersøgelse (se Trin 5).

Som hovedregel skal det nationale kontaktpunkts aktiviteter være gennemsigtige. Dog kan et kontaktpunkt fastsætte fortrolighed om visse dele af sagsforløbet i klagesager.

Med hensyn til deling af information mellem parter i en klage vil NCP Danmark sikre, at parterne er bekendt med alle relevante fakta og argumenter, der fremlægges under sagens behandling.

I overensstemmelse med Forvaltningsloven skal NCP Danmark sikre, at hver part er opmærksom på de væsentlige oplysninger, der kan påvirke sagen — primært oplysninger, der kan være til ugunst for dem. Relevante oplysninger deles med den pågældende part, når det er nødvendigt for at opretholde retten til at blive hørt (partshøring). 

Hvis en part anmoder om, at oplysninger ikke deles i fuld udstrækning, vil NCP Danmark foretage en konkret vurdering af, om hensyn til fortrolighed — såsom beskyttelse af forretningshemmeligheder eller risiko for repressalier — kan begrunde, at oplysningerne helt eller delvist undtages. I sådanne tilfælde vil NCP Danmark tilstræbe at dele oplysningerne i redigeret eller anonymiseret form, så partshøringen opfyldes på et forsvarligt grundlag.

Den danske lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven) sikrer gennemsigtighed i den offentlige forvaltning ved at give offentligheden ret til aktindsigt i forvaltningens dokumenter, med de undtagelser der følger af loven. Dette omfatter blandt andet dokumenter, der indgår i behandlingen af klagesager samt beslutninger truffet af NCP Danmark. Oplysninger kan undtages fra aktindsigt, hvis det er nødvendigt for at beskytte enkeltpersoners personlige eller økonomiske forhold. Desuden kan oplysninger om erhvervsmæssige forhold under visse betingelser undtages fra aktindsigt.  

Klagesager er omfattet af offentlighedsloven, når sagen er afsluttet. Ifølge NCP-loven gælder dette dog ikke, hvis sagen afvises efter en indledende vurdering, eller hvis parterne selv løser sagen og dermed afslutter sagen.