1. NCP Danmarks formål
1.1 NCP Danmark er Danmarks nationale kontaktpunkt for OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder om Ansvarlig Virksomhedsadfærd (herefter OECD’s Retningslinjer). NCP Danmarks formål er at oplyse om OECD’s Retningslinjer samt behandle sager vedrørende mulige overtrædelser af OECD’s Retningslinjer jf. lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (lov nr. 546 af 18. juni 2012).
1.2 NCP Danmark bidrager gennem sit virke som nationalt kontaktpunkt til en effektiv implementering af OECD’s Retningslinjer. NCP Danmark kan desuden understøtte den danske regerings arbejde med at udvikle og implementere indsatser, der promoverer ansvarlig virksomhedsadfærd.
2. Grundlaget for NCP Danmarks virke og sagsbehandling
2.1 Lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (nr. 546 af 18. juni 2012), den tilhørende bekendtgørelse og nærværende forretningsorden, udgør det nationale grundlag for NCP Danmark.
2.2 OECD’s Retningslinjer udgør det internationale grundlag for NCP Danmark.
2.3 Derudover kan NCP Danmark trække på OECD’s procedurer for nationale kontaktpunkter, erfaringer fra andre nationale kontaktpunkter, egne sager samt andet relevant vejledning og materiale, primært fra OECD.
2.4 NCP Danmark kan trække på ekstern og udenlandsk ekspertise inden for NCP Danmarks budgetmæssige rammer.
3. Afholdelse af møder
3.1 NCP Danmarks ordinære møder afholdes som regel i Erhvervsstyrelsen. Ekstraordinære NCP-møder afholdes som udgangspunkt online.
3.2 Der afholdes minimum ét møde i kvartalet, og ekstra møder når behandlingen af konkrete sager nødvendiggør disse.
3.3 NCP Danmarks møder er ikke åbne for offentligheden, medmindre formanden tillader det og der blandt klager og indklagede er enighed om det.
3.4 Samtlige af NCP Danmarks medlemmer forventes at deltage i de aftalte møder.
3.5 Formanden drager omsorg for, at der føres beslutningsreferat for hvert møde. NCP Danmarks medlemmer skal så vidt muligt 7 dage efter mødet have tilsendt beslutningsreferatet til godkendelse.
4. Indkaldelse og afbud
4.1 Formanden indkalder til møder via sekretariatet. Tre medlemmer kan i forening begære, at formanden indkalder til møde.
4.2 Indkaldelsen efterfølges af en dagsorden. Med dagsordenen følger en oversigt med kort status for evt. sager, og øvrige emner, der skal drøftes på mødet. Materiale tilknyttet de enkelte sager vedlægges dagsordenen.
4.3 Medlemmer indkaldes til NCP Danmarks møder med mindst 7 dages varsel, medmindre formanden bestemmer andet.
4.4 Formanden kan bestemme, om en sag på et givent trin i sagsbehandlingen skal behandles mundtligt eller skriftligt, jf. bekendtgørelsens § 4.
4.5 Afbud til møder skal ske hurtigst muligt ved skriftlig eller telefonisk henvendelse til sekretariatet.
5. Mødeledelse, quorum og beslutningstagning
5.1 Formanden leder NCP Danmarks møder.
5.2 NCP Danmark er beslutningsdygtig, når samtlige medlemmer er til stede, jf. bekendtgørelsens § 6, jf. dog stk. 2 om inhabilitet. Når der er truffet beslutning om, at en sag på et givent trin i sagsbehandlingen behandles skriftligt, kan der dog træffes beslutning på grundlag af skriftlig behandling med henblik på at lette sagsbehandlingen, jf. bekendtgørelsens § 4 Stk. 5.
5.3 De anliggender, der behandles i NCP Danmark, afgøres ved simpelt flertal, jf. bekendtgørelsens § 6, stk. 2. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Er formanden forhindret i at deltage i behandling på grund af inhabilitet, er det sagkyndige medlems stemme i tilfælde af stemmelighed afgørende.
6. Habilitet
6.1 NCP Danmarks medlemmer er ved udøvelsen af deres virksomhed for NCP’et omfattet af forvaltningslovens regler om inhabilitet.
6.2 Et medlem har pligt til at underrette NCP Danmark om forhold, som kan medføre vedkommendes inhabilitet, ligesom ethvert af NCP Danmarks andre medlemmer, der er bekendt med sådanne forhold, har pligt til at oplyse herom. Det drøftes ved indledningen af behandlingen af hver ny klagesag, om NCP Danmarks medlemmer kan være inhabile i den konkrete sag.
6.3 NCP Danmark træffer beslutning om et medlems inhabilitet og dermed om det pågældende medlem kan deltage i sagsbehandlingen ud fra den konkrete sag. Det pågældende medlem må ikke deltage i behandlingen og beslutningen af spørgsmålet om vedkommendes inhabilitet. NCP Danmarks beslutning om, hvorvidt et medlem er inhabil, skal indføres i referatet fra mødet.
6.4 Såfremt der er tale om inhabilitet i en klagesag, deltager det pågældende medlem ikke i sagsbehandlingen.
7. Behandling af klagesager
7.1 NCP Danmark vedtager en sagsbehandlingsvejledning, som nærmere beskriver de procedurer, NCP Danmark anvender til at behandle konkrete sager.
7.2 Sagsbehandlingsvejledningen er udarbejdet i overensstemmelse med lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (nr. 546 af 18. juni 2012), den tilhørende bekendtgørelse samt bygger på de implementeringsprocedurer, der er fastlagt i OECD’s Retningslinjer.
7.3 Sagsbehandlingsvejledningen angiver vejledende tidsfrister for hvert trin i behandlingen af klagesager.
8. Årsberetningens udarbejdelse og godkendelse
8.1 NCP Danmark udarbejder en årsberetning for hvert kalenderår, der beskriver NCP Danmarks aktiviteter i det forgangne år. Årsberetningen offentliggøres jf. bekendtgørelsen.
8.2 Formanden for NCP Danmark fremlægger årsberetningen for Erhvervsstyrelsen på vegne af de øvrige medlemmer, der også kan vælge at deltage i mødet.
9. Forholdet til OECD
9.1 Ved tvivlsspørgsmål om fortolkningen af OECD’s Retningslinjer kan NCP Danmark rådføre sig med OECD’s Sekretariat og Arbejdsgruppe for Ansvarlig Virksomhedsadfærd.
9.2 NCP Danmark beretter årligt om sine aktiviteter til OECD’s Arbejdsgruppe for Ansvarlig Virksomhedsadfærd og Investeringskomité.
9.3 Det er som udgangspunkt formanden for NCP Danmark, der deltager i netværksmøder mellem de nationale kontaktpunkter, bistået af sekretariatet og evt. øvrige medlemmer.
10. Kommunikation
10.1 NCP Danmark kan beslutte at medlemmerne repræsenterer NCP Danmark ved konferencer og arrangementet. Hvis NCP Danmarks medlemmer er forhindrede i at deltage i konferencer og lign., kan deltagelse uddelegeres til sekretariatet.
10.2 Formanden udtaler sig på NCP Danmarks vegne, medmindre andet aftales.
10.3 Skriftlige udtalelser og anden relevant kommunikation offentliggøres på NCP Danmarks hjemmeside i udgangspunktet på dansk og engelsk, med mindre andre forhold tilsiger det.
10.4 Referater fra NCP Danmarks møder offentliggøres på NCP Danmarks hjemmeside. Behandlingen af klagesager fremgår dog ikke af det eksterne referat.
11. Sekretariatsbetjening
11.1 Sekretariatet forbereder sagsbehandlingen og bistår i øvrigt med opgaver, der understøtter NCP Danmarks virke og formål, herunder bl.a. vedr. information om OECD’s Retningslinjer og vejledning i forhold til sagsbehandlingen i NCP Danmark.
11.2 Sekretariatet understøtter, at NCP Danmarks medlemmer til enhver tid er orienterede om relevante forhold og fortolkninger i OECD’s Retningslinjer og om det arbejde, der i øvrigt pågår i regi af OECD’s Retningslinjer, af relevans for NCP Danmarks formål og virke.
12. Tavshedspligt og aktindsigt
12.1 Samtlige medlemmer af NCP Danmark har tavshedspligt m.h.t. de informationer, de modtager om konkrete sager. Tavshedspligten ophører ikke efter, at medlemmet er fratrådt.
12.2 Skriftligt materiale, som udleveres i forbindelse med NCP-møder, skal behandles fortroligt. Hvert enkelt medlem er ansvarlig for, at det materiale medlemmet modtager, ikke kommer udenforstående i hænde.
12.3 Der gives aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven under hensyn til undtagelsen fra offentlighedsloven jf. lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd § 8 stk. 2.
13. Ændringer i forretningsordenen
13.1 Ændringer i forretningsordenen skal godkendes af et flertal af NCP Danmarks medlemmer, inklusive formanden.
14. Regnskab
14.1 NCP Danmark udarbejder et årsregnskab.
15. Ikrafttræden
15.1 Forretningsordenen træder i kraft den 16. december 2025 og har virkning fra samme dato.